HUISHOUDELIJK REGLEMENT
I Leden en lidmaatschap
1. Voor het verkrijgen van een lidmaatschap als omschreven in de statuten dient het online aanmeldformulier op www.tcorient.nl volledig ingevuld te worden.
2. Het bestuur van de vereniging bepaalt welke gegevens op het formulier dienen te worden vermeld.
3. Leden machtigen de vereniging tot automatische incasso van contributie en/of entreegeld tot het tijdstip van beëindiging van het lidmaatschap.
4. Bij aanmelding wordt een tijdelijke pas afgegeven voor de duur van maximaal 4 weken. Nadat de incasso van de contributie is bijgeschreven op de bankrekening van de vereniging, wordt de definitieve ledenpas verstrekt. Het lidmaatschap is vanaf dat moment officieel.
5. Leden, die om speciale redenen niet in de gelegenheid zijn een geheel of gedeeltelijk seizoen te tennissen, kunnen het lidmaatschap tijdelijk omzetten in een zogenaamd “slapend lidmaatschap” (ondersteunend lid). Het bestuur bepaalt of met een dergelijk verzoek kan worden ingestemd. Het bestuur stelt de voor slapende lidmaatschappen geldende contributieregeling vast.
6. Opzegging van het lidmaatschap dient te geschieden bij de ledenadministrateur per het einde van het verenigingsjaar (voor 1 januari).
7. De in de statuten genoemde maatregelen welke leiden tot schorsing of opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kunnen genomen worden wegens · Ernstige overtreding van een of meer bepalingen van de statuten of het huishoudelijk reglement;
- Wanbetaling, ontstaan door schuld of nalatigheid van het betrokken lid;
- Het ernstig schaden van de belangen van de vereniging door het verrichten of nalaten van bepaalde handelingen;
- Het handelen in strijd met besluiten van organen van de vereniging.
8. In voorkomende gevallen kan het bestuur aan een lid als disciplinaire maatregel een schriftelijke officiële waarschuwing geven.
9. Door zijn toetreden tot het lidmaatschap van de vereniging verklaart ieder lid zich te onderwerpen aan de bepalingen van de statuten, huishoudelijk reglement en andere volgens geldende procedure aangenomen verenigingsbesluiten.
10. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht adresveranderingen en andere relevante veranderingen voor de ledenadministratie, zoals het e-mailadres of telefoonnummer, zo spoedig mogelijk aan de ledenadministrateur door te geven.
11. De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid en aan de gemeente in verband met de subsidie voor jeugdleden.
12. Leden tussen de 18 en 69 jaar dienen verplicht (x) aantal kantine diensten per jaar in te plannen exclusief eventuele kantine diensten die betrekking hebben tot de competite. Uitzonderingen worden door het bestuur bepaald. (x) aantal word jaarlijks bekeken en door het bestuur en tijdens de ALV besproken. Voor het juiste aantal zie notulen van de laatste ALV.
II Contributie en overige inningen
Het bestuur bepaalt vóór welke datum contributie- of andere nota’s door de leden betaald moeten zijn c.q. door de vereniging succesvol geïnd moeten kunnen worden en stelt maatregelen vast voor het geval de leden de betalingen niet conform deze afspraak hebben gedaan c.q. niet door de vereniging succesvol geïnd kon worden.
III Introduceren
1. Zie baanreglement.
IV Bestuur
1. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een e-mail aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen voor de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste 2 bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven of de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Een bestuursvergadering is pas geldig, indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
2. De wijze van verkiezing, aftreden en/of vervanging van bestuursleden wordt aan de leden bekend gemaakt via e-mail en de website van de vereniging. Een vacature in het bestuur wordt tenminste vier weken voor de Algemene Ledenvergadering gemeld.
3. Kandidaatstelling voor het bestuur kan geschieden door een voorstel van het bestuur aan de Algemene Leden Vergadering. Leden kunnen zichzelf tot twee weken voor de ALV melden bij het bestuur wanneer zij zich kandidaat willen stellen. Het bestuur is gehouden hiervan melding te maken bij de volgende ALV, ongeacht het advies van het bestuur over deze kandidaatstelling.
4. Ter uitwerking van het bepaalde in artikel 10-3-c van de Statuten is bepaald dat het bestuur voor het aangaan van rechtshandelingen een bedrag van € 5.000,- te boven gaande, de toestemming van de algemene vergadering behoeft, tenzij deze uitgave concreet in de begroting is opgenomen.
5. Op de ledenvergadering wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd, waarop door de leden hun naam wordt aangetekend. Slechts zij, wier namen op de presentielijst voorkomen, nemen aan de stemmingen deel.
6. Elk bestuurslid, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn.
7. De voorzitter heeft de leiding over alle vergaderingen. Hij heeft het recht te allen tijde inzage te nemen van hetgeen berust bij de overige bestuursleden. Hij brengt op de jaarvergadering verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar.
8. De secretaris voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur. Hij is verplicht alle stukken te archiveren. Hij maakt de notulen op van alle vergaderingen. De geldende AVG regels worden hierbij in acht genomen.
9. De penningmeester zorgt voor het innen en het beheer van de gelden van de vereniging. Hij zorgt ervoor voor alle uitgaven zoveel mogelijk kwijting te ontvangen en voor een ordelijke financiële administratie. Namens het bestuur brengt hij op de jaarvergadering het financiële verslag uit en dient hij de begroting voor het komende jaar in.
V Tennisles
Deelname aan tennisles dient te voldoen aan de volgende voorwaarden;
1. Tennisles wordt uitsluitend gegeven door het bestuur aangewezen instructeurs.
2. Cursist dient in principe lid te zijn van tennisclub Oriënt, met inachtneming van het bestuursbesluit “trainingslidmaatschap”.
3. Cursist kan uitsluitend na schriftelijke aanmelding deelnemen.
4. Cursusgeld wordt aan de instructeur betaald. De instructeur bepaalt de lestijd en groepsgrootte. Ingeval van conflict beslist het bestuur.
VI Commissie
1. Een werkgroep of commissie is een klein groepje samenwerkende leden, die gezamenlijk de organisatie van een of meerdere activiteiten op zich nemen en/of die zorgdragen voor beheer en onderhoud van bepaalde zaken.
2. Het bestuur stelt de door haar noodzakelijk geachte commissie naar behoeven in en kan een commissie te allen tijde opheffen. Het bestuur stelt tevens vast welke werkzaamheden aan de commissie worden opgedragen.
3. Aanvragen betreffende budgetten dienen, goed onderbouwd, bij het bestuur te worden ingediend. Werkgroepen of commissies zijn dan ook niet bevoegd tot het doen van uitgaven tenzij via een aangeleverde begroting vooraf geautoriseerd door het bestuur.
4. Het bestuur stelt de diverse commissies vast. Nieuwe leden binnen commissies worden aan het bestuur voorgelegd. Het bestuur kan het maximaal aantal leden van een werkgroep vaststellen.
5. De commissies komen tijdig bij elkaar voor het voorbereiden van geplande activiteiten, alsook voor het evalueren van activiteiten. In het belang van de continuïteit worden van alle activiteiten door de commissies draaiboeken aangelegd en notulen vastgelegd. Van alle activiteiten vindt financiële verantwoording richting het bestuur plaats.
6. Nieuwe activiteiten respectievelijk belangrijke wijzingen in de organisatie en opzet van activiteiten worden tijdig bij het bestuur ingediend.
7. Bestuur en commissie of werkgroep evalueren binnen een maand de geplande activiteit.
8. De leden van de kascontrolecommissie worden voor de duur van een jaar benoemd door de ALV. Een lid mag niet meer dan twee opeenvolgende jaren lid zijn van de kascontrolecommissie. Bij voorkeur treden twee kascontrolecommissieleden niet gelijktijdig af.
VII Accommodatie
1. Het bestuur kan regels stellen waaraan de leden zich op en om het park dienen te houden, waarbij rekening wordt gehouden met de wensen dienaangaande vanuit de algemene vergadering en de wettelijke regels.
2. Een en ander wordt in o.a. een baanreglement vastgelegd, dat op de website wordt gepubliceerd. Ieder lid van de vereniging wordt geacht kennis te nemen van dit en andere reglementen en zich daarnaar te gedragen.
3. Bestuursleden hebben de plicht corrigerend op te treden indien zij met mistoestanden worden geconfronteerd.
4. Het bestuur en de daartoe benoemde commissies hebben de mogelijkheid tot corrigerend optreden binnen het park.
5. Het bestuur, groundsman, tennisleraar en de wedstrijdleiding hebben het recht de tennisbanen als “onbespeelbaar” te verklaren indien daartoe vanwege de slechte toestand van de banen reden toe is.
6. Ook is het niet toegestaan zonder toestemming van het bestuur in enigerlei vorm van reclame aan te brengen.
7. Zonder toestemming van het bestuur is het niet toegestaan zaken te koop aan te bieden of bijeenkomsten te organiseren welke niet het belang van de vereniging dienen.
VIII AVG
1. Persoonsgegevens kunnen alleen door de vereniging worden verwerkt indien degene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt daarvoor ondubbelzinnig hun toestemming hebben gegeven. Dit gebeurt via het online aanmeldingsformulier.
2. De vereniging gebruikt persoonsgegevens om de ledenadministratie bij te houden. Ook geeft de vereniging persoonsgegevens door aan de KNLTB voor deelname aan competities.
3. Het bestuur en de financiële commissie verwerkt persoonsgegevens voor de doeleinden zoals vermeld in het voorgaande lid en voor het innen van de jaarlijkse contributie.
4. Leden hebben het recht op inzage in hun persoonsgegevens, correctie van hun persoonsgegevens die door de vereniging worden verwerkt.
5. Ter beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens zal de vereniging passende technische en organisatorische maatregelen treffen.
6. Als een derde-partij wordt ingeschakeld voor bijvoorbeeld het innen van de contributie dient met deze partij een verwerkersovereenkomst te worden afgesloten. In deze overeenkomst moet worden aangegeven met welk doel deze partij de persoonsgegevens van de leden worden verwerkt en welk maatregelen ter beveiliging van deze persoonsgegevens deze partij neemt.
7. Persoonsgegevens die enkel en alleen gebruikt worden voor eenmalige evenementen van de vereniging worden binnen vier weken na het betreffende evenement gewist.
IX Overig
1. Geheimhouding Omtrent al hetgeen in de organen van de vereniging wordt behandeld kan door deze organen geheimhoudingsplicht worden opgelegd aan de leden van het orgaan. Op grond van gebleken schending van deze plicht kan het bestuur het betrokken lid schorsen in de uitoefening van bepaald functies of hem daaruit ontslaan. Tegen de beslissing van het bestuur is in deze geen beroep mogelijk.
2. Reglementen De leden worden geacht op de hoogte te zijn van de door het bestuur vastgestelde regels die een goede gang van zaken binnen de vereniging moeten waarborgen. Ieder lid is verplicht zich aan de regels te houden.
X Slotbepaling
Dit huishoudelijk reglement is gebaseerd op de Statuten van xx-xx-xxxx en treedt in werking op xx-xx-xxxx.